Un model de referat de necesitate este util dacă ajută compartimentul să explice solicitarea, iar persoanele care o verifică găsesc rapid informațiile necesare. Copierea unui formular de la altă instituție nu este suficientă: rubricile, avizele și documentele anexate trebuie adaptate procedurii proprii.
Mai jos găsiți un model original orientativ și un exemplu fictiv de completare. Nu sunt formulare oficiale ANAP și nu constituie dovada aprobării unei achiziții. Documentarea legislativă a fost verificată la 9 septembrie 2026.
Descărcați modelul Word editabil sau versiunea PDF pentru consultare și tipărire. Completați-l după verificarea modelului aprobat în instituția dumneavoastră.
Ce trebuie să urmărească modelul
Normele privind achizițiile publice definesc referatul prin necesitățile identificate și prețul unitar sau total. Separat, reglementează informațiile prin care compartimentele sprijină achizițiile: date tehnice, estimări și informații bugetare. Organizarea acestora într-un formular și în anexe se corelează cu procedura instituției. HG nr. 395/2016, anexa, art. 2 alin. (5) și art. 3
Tabelul următor este o propunere de structură practică. Nu toate rubricile sale sunt impuse ca atare de un formular legal unic.
| Rubrică | Ce completați | Ce trebuie evitat |
|---|---|---|
| Instituție, compartiment, număr și dată | Identitatea documentului și responsabilul inițierii | Fișiere fără versiune sau fără compartiment |
| Obiectul solicitării | Produsele, serviciile ori lucrările necesare | O formulare atât de generală încât nu poate fi analizată |
| Justificarea | Activitatea susținută și problema concretă | „Este necesar” fără explicații |
| Necesar și stoc | Cantitatea justificată și resursele deja disponibile | Repetarea achiziției fără verificarea stocului |
| Estimare | Cantitate, unitate de măsură, preț, total și baza calculului | Confundarea prețului estimat cu o ofertă acceptată |
| Calendar și finanțare | Când este necesară achiziția și informațiile bugetare disponibile | Tratarea unei surse propuse ca fond deja aprobat |
| Anexe și circuit | Specificații, documente-suport, avizele aplicabile | Semnături precompletate sau aprobatori inventați |
Exemplu completat: materiale pentru o bibliotecă publică
Situație fictivă: Biblioteca Municipală Exemplu pregătește necesarul pentru 2027. La data de 15 octombrie 2026, compartimentul beneficiar estimează utilizarea a 260 de topuri de hârtie în activități cu publicul și operațiuni administrative. Stocul utilizabil este de 20 de topuri. Cantitatea propusă pentru achiziție este, prin urmare, de 240 de topuri.
Obiect: hârtie pentru imprimare, format A4, 80 g/m², top de 500 de coli. Cerințele finale se verifică și se detaliază în documentația tehnică aplicabilă.
Justificare: asigurarea consumabilelor pentru formularele și documentele necesare activităților planificate ale instituției. Compartimentul va anexa calculul consumului și evidența stocului folosite la fundamentarea cantității.
| Articol | Unitate | Cantitate | Preț unitar estimat, fără TVA | Total estimat, fără TVA |
|---|---|---|---|---|
| Hârtie A4, top de 500 de coli | top | 240 | 22 lei | 5.280 lei |
Calcul: 260 − 20 = 240 topuri de achiziționat; 240 × 22 = 5.280 lei fără TVA.
Prețul de 22 lei este ales exclusiv pentru acest exemplu didactic. Nu reprezintă o ofertă, o cercetare de piață efectuată sau un preț recomandat. Într-un referat real se consemnează sursa și data estimării; tratamentul TVA și datele financiare se verifică în condițiile aplicabile achiziției.
Calendar propus: asigurarea necesarului în perioada planificată pentru 2027, cu detalierea livrărilor justificată de spațiul disponibil și consum. Finanțare: sursă propusă pentru bugetul anului 2027, de verificat de compartimentul competent. Exemplul nu certifică existența fondurilor.
Anexe propuse: calculul necesarului, evidența stocului și documentele folosite la estimare. Avizare și aprobare: se completează potrivit procedurii instituției, fără a prelua mecanic o listă de funcții din acest exemplu.
Cum adaptați exemplul la servicii sau lucrări
Pentru un serviciu, explicați rezultatul așteptat, perioada și modul de justificare a volumului estimat. „Mentenanță anuală” nu spune singur ce instalații sunt vizate sau ce activități trebuie acoperite.
Pentru o lucrare, descrieți situația și documentele tehnice disponibile. Nu transformați tabelul simplificat pentru consumabile într-un substitut pentru fundamentările tehnico-economice cerute lucrării respective. Solicitați sprijinul compartimentelor competente pentru documentele suplimentare.
Trei verificări înainte de avizare
Verificați cifrele. Cantitatea din justificare trebuie să fie compatibilă cu tabelul, unitatea de măsură și totalul. Un stoc deja scăzut din necesar nu se mai scade încă o dată la centralizare.
Verificați atribuțiile. Menționați persoana care a elaborat documentul, dar lăsați verificările și aprobările celor desemnați. Ghidul despre circuitul de aprobare explică de ce rolurile trebuie raportate la procedura internă.
Verificați legătura cu celelalte documente. Acest model de referat nu înlocuiește automat documentul de fundamentare din execuția bugetară. Normele ALOP au un formular și cerințe proprii și permit referirea la documente existente pentru informațiile comune. OMF nr. 1.140/2025, norme, art. 12 și art. 50
În plus, totalul dintr-un singur referat nu stabilește singur modul legal de achiziție. Necesarul se analizează în contextul instituției și al planificării prin PAAP, nu izolat pe fiecare solicitant.
Dacă documentele sunt completate de mai multe compartimente, solicitați o demonstrație a platformei. Puteți discuta modelul utilizat de instituție și pașii de aprobare care trebuie susținuți în aplicație.