Documentare legislativă verificată la 9 septembrie 2026.
Într-o instituție publică, persoana care solicită un produs nu este neapărat și persoana care verifică estimarea, avizează documentul sau aprobă solicitarea. Pentru a afla cine aprobă referatul de necesitate, trebuie verificate atribuțiile aplicabile instituției, procedura internă și eventualele delegări. Denumirea unei funcții sau rolul configurat într-o aplicație nu stabilesc, singure, competența de aprobare.
Un circuit clar arată cine răspunde pentru fiecare etapă, ce verifică și ce se întâmplă când informațiile sunt incomplete. Astfel, documentul poate circula între compartimente fără ca responsabilitatea să rămână neclară.
Ce stabilește legislația
Normele aprobate prin HG nr. 395/2016 definesc referatul ca document intern emis de fiecare compartiment al autorității contractante. Compartimentele sprijină activitatea de achiziții și transmit informații despre necesități, specificații, prețuri și fonduri, potrivit atribuțiilor lor. Aceste prevederi trebuie citite împreună cu regulile de organizare ale instituției; ele nu descriu un traseu identic de semnături pentru orice autoritate contractantă. Normele HG nr. 395/2016, art. 2 alin. (4)–(5) și art. 3
Referatul nu trebuie confundat cu documentul de fundamentare, angajamentul legal sau ordonanțarea de plată. Acestea apar în cadrul regulilor de angajare, lichidare, ordonanțare și plată a cheltuielilor, reglementate în prezent prin normele aprobate prin OMF nr. 1.140/2025. Prin urmare, nu presupuneți că orice referat primește automat viză CFP ori că aprobarea sa permite deja efectuarea achiziției. Normele privind execuția cheltuielilor instituțiilor publice
Pentru contextul documentului, consultați și ghidul referatului de necesitate în instituțiile publice.
Inițiatorul: cine explică nevoia
Compartimentul beneficiar cunoaște problema care trebuie rezolvată. Persoana desemnată să întocmească referatul descrie necesitatea, cantitatea, perioada în care trebuie satisfăcută și informațiile de fundamentare disponibile.
De exemplu, un compartiment administrativ poate solicita înlocuirea unor scaune deteriorate. O justificare utilă precizează câte sunt necesare, unde vor fi folosite și de ce mobilierul existent nu mai poate servi activității. Formularea „pentru buna desfășurare a activității” oferă prea puține informații dacă rămâne singura explicație.
Un model de referat de necesitate explicat poate ajuta inițiatorul să pregătească documentul, dar trebuie adaptat formularului și cerințelor instituției.
Verificarea și avizarea: ce se confirmă
Într-un circuit intern, verificarea poate urmări dacă documentul este complet, dacă valorile sunt coerente sau dacă descrierea permite înțelegerea necesității. Avizarea exprimă poziția persoanei ori structurii competente asupra aspectelor care îi revin. Conținutul concret al acestor etape trebuie descris în procedură.
Evitați o listă de semnături fără explicații. Lângă fiecare etapă, instituția ar trebui să poată răspunde la întrebările:
- Ce verifică persoana responsabilă și în baza cărei atribuții?
- Poate solicita completări și cui îi transmite observațiile?
- Ce versiune a documentului a verificat?
- Cum este desemnat înlocuitorul atunci când titularul lipsește?
O observație precum „cantitatea nu este justificată” devine utilă când indică și completarea necesară: numărul utilizatorilor, situația stocului sau calculul pe perioada solicitată.
Aprobarea: decizia persoanei competente
Înainte de configurarea circuitului, identificați persoana competentă potrivit actelor aplicabile și regulilor instituției. Verificați și limitele unei eventuale delegări: obiect, perioadă și condiții. Nu copiați automat circuitul unei alte primării, al unui spital sau al unei instituții de cultură.
Un rol numit „director”, „economic” sau „achiziții” în aplicație trebuie să reflecte atribuțiile stabilite în instituție. Simplul acces la butonul „Aprobă” nu le înlocuiește. Dacă procedura se schimbă, circuitul și accesul utilizatorilor trebuie revizuite împreună.
Cum gestionați returnarea pentru corecții
Să presupunem că referatul pentru scaune este returnat deoarece numărul solicitat diferă de situația anexată. Inițiatorul corectează cantitatea, explică modificarea și îl retrimite. Persoanele implicate trebuie să poată identifica documentul revizuit și observația rezolvată.
Stabiliți în procedură ce modificări cer reluarea verificării ori aprobării. O cantitate sau o valoare schimbată după o verificare nu ar trebui să treacă neobservată doar pentru că fișierul păstrează același nume.
Art. 3 alin. (3) permite modificarea referatului înainte de inițierea procedurii de atribuire. Compartimentul de achiziții trebuie notificat în timp util, astfel încât să poată actualiza și, după caz, supune aprobării modificările PAAP. Organizați returnarea și retrimiterea documentului cu respectarea acestor condiții, nu doar ca schimbare a fișierului. Normele HG nr. 395/2016, art. 3 alin. (3)
Cum începeți organizarea circuitului
Alegeți un tip de solicitare frecventă și desenați traseul său actual. Notați persoanele responsabile, documentele necesare și situațiile de returnare. Abia apoi transpuneți traseul într-un flux de referate de necesitate online.
Dacă instituția dumneavoastră vrea să vadă cum poate organiza solicitările și starea aprobărilor, programați o demonstrație. Puteți porni de la un exemplu fără date personale, care reflectă circuitul folosit în prezent.