Un software pentru achiziții publice poate însemna lucruri foarte diferite. Platforma Achiziții Publice nu înlocuiește SEAP și nu este un catalog pentru operatori economici. Ea digitalizează activitatea internă a instituției: de la apariția necesității și aprobarea referatului până la documentul semnat și situațiile folosite de echipa de achiziții.
Pentru ce organizații este potrivită
Soluția este adresată exclusiv instituțiilor publice și autorităților contractante care au mai multe compartimente inițiatoare, aprobatori cu roluri distincte și nevoia unei evidențe comune.
Administrație locală
Primării, consilii și servicii publice cu solicitări provenite din direcții diferite.
Sănătate și educație
Spitale, instituții medicale, școli și universități cu necesități recurente și bugete distincte.
Cultură și servicii publice
Teatre, opere, muzee și alte instituții care combină achiziții administrative și activități specifice.
Funcționalitățile principale
Referate de necesitate online
Inițiatorii completează justificarea, categoria, finanțarea și articolele din nomenclator. Documentele pot fi păstrate în lucru și trimise ulterior.
Cum funcționează referatul onlineCircuit de aprobare
Referatul ajunge la rolurile stabilite, iar starea lui este vizibilă. Corecțiile sunt comunicate inițiatorului în același flux.
Vezi circuitul de aprobareSemnătură electronică calificată
PDF-ul poate fi semnat PAdES cu certificatul calificat pe token USB, folosind componenta desktop pentru Windows sau macOS.
Detalii despre semnarea calificatăEvidență și raportare
Datele referatelor aprobate susțin evidența articolelor cumpărate și generarea situațiilor pe an sau intervale lunare.
Platformă web plus semnare locală
Activitatea obișnuită se desfășoară în browser: utilizatori, referate, aprobări și rapoarte. Operațiunea de semnare folosește o aplicație desktop separată, deoarece tokenul și PIN-ul trebuie să rămână pe calculatorul semnatarului.
| Componentă | Rol | Acces |
|---|---|---|
| Platforma web | Creare, verificare, aprobare, evidență și raportare | Browser, cont instituțional |
| Aplicația de semnare | Aplicarea semnăturii PAdES cu certificatul calificat | Windows/macOS, token USB și PIN |
| Documentul PDF | Forma finală a referatului și semnăturile aplicate | Cititor PDF compatibil pentru verificare |
Ce nu încearcă să înlocuiască platforma
SEAP rămâne sistemul în care se desfășoară activitățile de achiziție publică prevăzute acolo. Aplicația noastră organizează documentele și responsabilitățile din interiorul instituției. De asemenea, produsul nu oferă consultanță juridică și nu decide procedura de achiziție aplicabilă.
Criterii de evaluare pentru instituție
- Poate soluția reproduce modelul de referat și rolurile aprobate intern?
- Separă accesul inițiatorilor de accesul aprobatorilor și administratorilor?
- Permite corectarea documentelor fără versiuni paralele în e-mail?
- Folosește certificatele calificate existente și păstrează PIN-ul local?
- Produce PDF-uri care pot fi verificate cu instrumentele instituției?
- Poate exporta sau prezenta situațiile necesare echipei de achiziții?
- Există suport pentru adaptări motivate de procedura instituției?
Cum începe o implementare
- Discuție de proces.Parcurgem modelul de referat, rolurile și problemele fluxului actual.
- Demonstrație pe cazuri reale.Prezentăm produsul folosind exemple apropiate de activitatea instituției.
- Configurare și validare.Pregătim nomenclatoarele, utilizatorii, documentul și traseul agreat.
- Pilot.Un grup restrâns lucrează pe referate reale și validează pașii.
- Extindere și suport.Accesul este extins către compartimente, cu instruire orientată pe rol.
Experiență într-o instituție publică
Platforma este utilizată în cadrul Operei Naționale Române Cluj-Napoca, o instituție cu solicitări provenite din compartimente administrative și activități artistice sau tehnice. Produsul a fost dezvoltat pornind de la un proces instituțional real, apoi extins cu aprobare online, raportare și semnătură electronică calificată.
Întrebări frecvente
Este un produs pentru companii private?
Nu acesta este publicul vizat. Funcționalitățile și mesajele produsului sunt construite pentru instituții publice și autorități contractante.
Trebuie instalat un server în instituție?
Platforma este găzduită online. Componenta locală este necesară doar utilizatorilor care semnează cu tokenul USB.
Se pot solicita funcționalități specifice?
Da. Cerințele sunt analizate în raport cu procesul instituției și cu impactul asupra produsului și securității.
Cum putem vedea aplicația?
Putem organiza o demonstrație online de 30 de minute pentru echipa instituției, pe scenarii relevante pentru activitatea sa.