Un compartiment are nevoie de materiale, de un serviciu sau de o lucrare. Înainte să discute despre furnizor, trebuie să explice ce îi lipsește, de ce îi trebuie și ce informații susțin solicitarea. Referatul de necesitate transformă această nevoie într-un document pe care instituția îl poate analiza și folosi în pregătirea achiziției.
Ghidul privește autoritățile contractante care aplică Legea nr. 98/2016. Achizițiile sectoriale și regulile speciale ale unor finanțări necesită o analiză separată. Documentarea legislativă a fost verificată la 9 septembrie 2026.
Ce este referatul de necesitate
Referatul de necesitate este un document intern emis de compartimentele autorității contractante. Definiția legală include necesitățile identificate de produse, servicii și lucrări, precum și prețul unitar sau total. Regula de elaborare este trimestrul IV al anului în curs, pentru anul următor. Normele aprobate prin HG nr. 395/2016, art. 3 alin. (1)
Rolul său este să facă inteligibilă nevoia: ce activitate trebuie susținută, ce resurse sunt necesare și ce date există pentru estimarea lor. Un referat bine întocmit permite o discuție concretă între compartimentul beneficiar, achiziții, economic și persoanele cu atribuții de decizie.
Cine îl întocmește și ce transmite către achiziții
Compartimentul care cunoaște nevoia trebuie să furnizeze informațiile relevante. Compartimentul de achiziții nu poate deduce singur câte materiale sunt necesare unei biblioteci, de ce trebuie reparată instalația unui muzeu sau ce servicii susțin activitatea unei primării.
Normele prevăd sprijinul celorlalte compartimente prin referate și informații tehnice, estimări, date despre prețuri și finanțare. Achizițiile elaborează și actualizează programul anual pornind de la necesitățile astfel comunicate. HG nr. 395/2016, anexa, art. 2 alin. (3) lit. b), alin. (4)–(5)
Persoana care completează formularul și traseul avizelor se stabilesc în cadrul organizării instituției. Nu transformați circuitul folosit într-o altă primărie sau școală într-o regulă obligatorie pentru propria instituție. Pentru această diferență, consultați ghidul despre cine întocmește, avizează și aprobă referatul.
Ce informații fac documentul utilizabil
Pe lângă elementele prevăzute de norme, un formular intern poate organiza informațiile astfel:
- obiectul solicitării și compartimentul beneficiar;
- problema concretă și consecința neasigurării necesarului;
- cantitățile, unitățile de măsură și estimările explicate;
- stocurile sau soluțiile existente care au fost verificate;
- momentul în care bunurile, serviciile sau lucrările sunt necesare;
- specificațiile și documentele justificative disponibile;
- informațiile despre finanțare și persoanele care le verifică.
Aceasta este o structură de lucru recomandată, nu afirmația că fiecare rubrică reprezintă un câmp obligatoriu într-un formular național unic. Instituția trebuie să coreleze modelul său cu normele și cu procedura internă. Un model orientativ, cu exemplu completat, ajută la transformarea listei în document.
Ce se întâmplă cu o nevoie apărută în cursul anului
O necesitate care nu era previzibilă sau nu putea fi identificată în trimestrul IV poate fi documentată la momentul identificării. Pentru modificarea unui referat, normele cer intervenția înainte de inițierea procedurii, timpul necesar eventualei actualizări și aprobări a PAAP și notificarea achizițiilor în timp util. HG nr. 395/2016, anexa, art. 3 alin. (2)–(3)
Practic, explicați ce s-a schimbat și păstrați legătura cu versiunea anterioară. Nu trimiteți pur și simplu un fișier cu același nume și alte cantități. Dacă procedura a început deja, solicitați analiza compartimentului de achiziții asupra situației; regula pentru actualizarea referatului nu autorizează automat schimbarea unei proceduri în desfășurare.
Ce nu rezolvă singură aprobarea referatului
Un referat aprobat nu echivalează automat cu încheierea unui contract, cu rezervarea fondurilor sau cu autorizarea plății. În execuția bugetară, documentul de fundamentare și angajamentul legal au funcții proprii. Normele ALOP permit corelarea informațiilor cu documente deja existente, fără ca un referat obișnuit să înlocuiască automat formularul de fundamentare. OMF nr. 1.140/2025, norme, art. 12 alin. (8)–(9) și art. 17
Pentru materialele folosite în 2026, verificați și actualitatea trimiterilor: OMFP nr. 1.792/2002 a fost abrogat de la 1 ianuarie 2026 prin noul ordin. Un model vechi găsit online poate avea în continuare rubrici utile, dar temeiurile și circuitul trebuie reverificate. OMF nr. 1.140/2025, art. 2
Un exemplu simplu de verificare înainte de trimitere
„Avem nevoie de hârtie” lasă prea multe întrebări deschise. O solicitare mai clară precizează activitățile pentru care este utilizată, necesarul pentru perioada analizată, stocul disponibil, cantitatea de cumpărat și baza estimării. Aceste explicații permit achizițiilor să compare și să centralizeze nevoile mai multor compartimente.
Înainte de transmitere, verificați dacă o persoană care nu lucrează în compartimentul solicitant poate înțelege documentul fără explicații telefonice suplimentare. Apoi urmăriți cum este preluată nevoia în planificarea achizițiilor și PAAP.
Instituția dumneavoastră gestionează referate din mai multe compartimente? Solicitați o demonstrație de 30 de minute pentru a discuta cum pot fi organizate documentele și aprobările în platformă, pornind de la procedura proprie.