Un referat descrie o nevoie din interiorul instituției. Programul anual al achizițiilor publice, numit uzual PAAP, organizează planificarea la nivelul autorității contractante. Legătura dintre ele contează: solicitările primite separat trebuie analizate într-un ansamblu, cu priorități, estimări și informații despre finanțare.
Acest ghid privește planificarea în cadrul Legii nr. 98/2016. Explicațiile legislative au fost verificate la 9 septembrie 2026; exemplele și termenele de lucru propuse mai jos sunt orientative.
Cum intră referatele în PAAP
Compartimentul de achiziții elaborează și, după caz, actualizează PAAP pe baza necesităților transmise de compartimente. Forma inițială se întocmește în trimestrul IV pentru anul următor, pe baza referatelor, și se actualizează după aprobarea bugetului. Normele HG nr. 395/2016, art. 2 alin. (3) lit. b) și art. 12 alin. (1)–(4)
În practică, simpla primire a documentelor nu încheie analiza. Achizițiile trebuie să poată înțelege dacă mai multe solicitări privesc necesități care se analizează împreună, dacă perioadele sunt compatibile și ce informații mai lipsesc. Compartimentul beneficiar rămâne interlocutorul pentru justificarea și datele tehnice ale nevoii sale.
Un calendar intern util pentru trimestrul IV
Instituția își poate stabili termene operaționale pentru strângerea și verificarea datelor. De exemplu, poate solicita în octombrie necesarul compartimentelor, poate rezerva o perioadă pentru clarificări și poate centraliza documentele în vederea planificării. Acestea sunt etape de organizare propuse, nu date-limită naționale impuse tuturor instituțiilor.
Un calendar intern ar trebui să precizeze cine transmite informațiile, cui sunt adresate întrebările, când se corectează documentele și ce versiune intră în centralizare. Regula trimestrului IV nu trebuie confundată cu un termen inventat, identic pentru toate autoritățile, precum „15 noiembrie”.
Pentru inițiatorii care completează pentru prima dată documentul, este util un model de referat cu exemplu explicat.
Exemplu de centralizare: trei compartimente, aceeași categorie de consumabile
Presupunem, exclusiv pentru ilustrare, că trei compartimente ale unei instituții solicită hârtie A4 pentru anul următor. Fiecare a verificat stocul utilizabil înainte de a comunica propria cantitate de cumpărat.
| Compartiment fictiv | Cantitate solicitată | Preț didactic unitar, fără TVA | Valoare didactică, fără TVA |
|---|---|---|---|
| Relații cu publicul | 120 topuri | 22 lei | 2.640 lei |
| Administrativ | 80 topuri | 22 lei | 1.760 lei |
| Arhivă și documentare | 40 topuri | 22 lei | 880 lei |
| Total | 240 topuri | — | 5.280 lei |
Tabelul nu reprezintă un PAAP complet și nu stabilește o procedură de achiziție. El arată de ce vizibilitatea instituțională este utilă. Persoanele competente trebuie să verifice caracteristicile produselor, estimarea reală, calendarul, încadrarea și celelalte informații necesare. Prețurile din exemplu nu provin dintr-o cercetare de piață.
Existența a trei referate nu justifică împărțirea artificială a unei achiziții pentru evitarea regulilor de atribuire. Legea interzice subevaluarea și divizarea cu acest scop. Legea nr. 98/2016, art. 11 alin. (1)–(2)
Ce verificări urmează centralizării
PAAP cuprinde informații proprii, precum obiectul, codul CPV, valoarea estimată fără TVA, sursa de finanțare și datele planificate. Nu este doar un dosar cu toate referatele primite. Evidența achizițiilor directe este o anexă a programului, iar completările și modificările prevăzute de norme presupun identificarea sursei de finanțare. HG nr. 395/2016, anexa, art. 12 alin. (5) și art. 14
De aceea, o rubrică necompletată în documentul inițiatorului trebuie clarificată cu persoana competentă. Nu atribuiți automat un cod sau o finanțare doar pentru a închide o linie din centralizare. Păstrați separat informația propusă de compartiment și informația verificată în etapa corespunzătoare.
Cum tratați o nevoie nouă sau o modificare
Normele permit elaborarea referatului când este identificată o necesitate care nu era previzibilă sau nu putea fi identificată anterior. Pentru modificări, art. 3 impune efectuarea lor înainte de inițierea procedurii, acordarea timpului pentru eventuala actualizare și aprobare a PAAP și informarea achizițiilor în timp util. HG nr. 395/2016, anexa, art. 3 alin. (2)–(3)
O evidență practică a revizuirilor poate păstra numărul documentului, data versiunii, motivul, cantitatea sau valoarea afectată și persoana informată. Această listă este o recomandare de organizare. Ea nu oferă o derogare de la regulile unei proceduri deja începute.
Trebuie două referate pentru aceeași nevoie?
Trecerea de la planificarea anuală la pregătirea achiziției nu impune, prin ea însăși, două referate distincte pentru aceeași nevoie. ANAP explică această situație în speța 775, publicată la 7 aprilie 2020; actualizarea rămâne posibilă dacă informațiile se schimbă. Această explicație a fost corelată aici cu textul actual al art. 3. ANAP — spețele 775 și 776
Procedura instituției trebuie consultată pentru circuit, versiuni și responsabilități. Un nou fișier creat doar pentru o etapă administrativă nu ar trebui să rupă legătura cu necesitatea deja documentată.
Cum poate ajuta o evidență comună
În locul mai multor tabele fără legături între ele, instituția poate urmări documentul, compartimentul, starea și versiunea utilizată. Aceste date pot susține munca de centralizare; elaborarea PAAP și verificările legale rămân atribuțiile persoanelor competente.
Ghidul despre referatele de necesitate online explică organizarea fluxului. Pentru a vedea capabilitățile disponibile și a discuta necesarul instituției, solicitați o demonstrație. Demonstrația nu presupune că platforma generează sau publică automat PAAP.