Expresia „semnătură digitală certificată” este folosită frecvent în căutări, însă termenul juridic relevant este semnătură electronică calificată: o semnătură bazată pe un certificat calificat și creată cu un dispozitiv calificat. Într-un flux de achiziții publice, ea permite păstrarea referatului în format electronic de la aprobare până la documentul final.
Ce efect juridic are semnătura calificată
Articolul 25 din Regulamentul eIDAS stabilește că o semnătură electronică calificată are efect juridic echivalent cu semnătura olografă. Legea nr. 214/2024 completează cadrul național privind utilizarea semnăturii electronice și a serviciilor de încredere. Aplicarea concretă într-un document sau circuit trebuie corelată cu procedura instituției și cu natura actului.
Informațiile de mai sus sunt generale și nu reprezintă o opinie juridică privind un anumit act administrativ sau dosar de achiziție.
Cum se semnează un referat în platformă
- Referatul ajunge la persoana desemnată.Semnatarul vede documentul care necesită aprobarea sa în contul instituțional.
- Aplicația pregătește PDF-ul.Forma documentului și poziția semnăturii sunt generate pentru pasul curent din flux.
- Utilizatorul semnează electronic.Persoana desemnată aplică semnătura electronică calificată pe document.
- Semnătura PAdES este aplicată.PDF-ul primește semnătura digitală și reprezentarea vizibilă asociată persoanei și rolului său.
- Documentul continuă traseul.Următorul aprobator lucrează pe documentul rezultat, fără tipărire și scanare intermediară.
De ce PAdES pentru documentele PDF
PAdES este familia de formate pentru semnături electronice integrate în PDF. Pentru utilizator, avantajul practic este că referatul rămâne un fișier PDF obișnuit, iar informațiile despre semnătură pot fi inspectate într-un cititor compatibil, cum este Adobe Acrobat Reader.
Document unic
Semnătura este asociată PDF-ului, nu transmisă ca imagine sau fișier separat.
Integritate verificabilă
Modificarea ulterioară a conținutului poate afecta validarea semnăturii și devine observabilă.
Identitate și certificat
Cititorul afișează date despre certificat, semnatar și rezultatul verificărilor disponibile.
„Certificată”, „avansată” sau „calificată”?
| Termen | Ce înseamnă în practică |
|---|---|
| Semnătură digitală | Termen tehnic sau uzual; singur nu precizează nivelul juridic al semnăturii. |
| Semnătură „certificată” | Formulare colocvială, adesea folosită pentru o semnătură bazată pe certificat. |
| Semnătură electronică avansată | Îndeplinește cerințe de identificare, control și detectare a modificărilor prevăzute de eIDAS. |
| Semnătură electronică calificată | Semnătură avansată bazată pe certificat calificat și creată cu un dispozitiv calificat; are efectul juridic prevăzut la art. 25 eIDAS. |
Cerințe pentru o implementare reușită
- Certificate calificate valabile pentru persoanele care vor semna.
- Semnătură electronică calificată pentru persoanele desemnate.
- Windows sau macOS pentru componenta locală de semnare.
- Un model de referat și o ordine a semnăturilor validate intern.
- O procedură pentru înlocuitori, certificate expirate și indisponibilitatea temporară a unui semnatar.
- Testarea PDF-urilor semnate cu instrumentele de verificare folosite de instituție.
Semnarea face parte din circuit, nu este un pas izolat
Câștigul operațional apare când semnarea este legată de circuitul de aprobare al referatelor. Inițiatorul nu mai exportă, redenumește și trimite fișiere; aprobatorul primește documentul potrivit, iar după semnare fluxul continuă către rolul următor.
Întrebări frecvente
Documentul poate fi verificat în Adobe Reader?
Semnătura este aplicată în format PAdES. Rezultatul verificării depinde și de lanțul de încredere și configurația cititorului PDF folosit.
Aplicația cumpără sau emite certificate?
Nu. Instituția folosește certificate calificate emise de prestatori de servicii de încredere; lista prestatorilor poate fi verificată prin resursele oficiale ADR și UE.